Une facture est une note détaillée de services réalisés. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :
- être rédigée en langue française
- être établie en deux exemplaires, dont l’original pour le client
- comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.
La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée et la date de la prestation de service (date où est effectuée ou achevée la prestation de service)
Le numéro de la facture : Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaitre sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée.
L’identité du prestataire de services
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
- la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel),
- l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente),
- le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés),
L’identité du client
Il s’agit ici de la dénomination sociale (ou nom pour un particulier), de l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier), et de l’adresse de facturation si différente.
Le numéro d’identification à la TVA doit apparaitre ici le numéro d’identification à la TVA du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €. Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture
La désignation et le décompte des services rendus
Les informations sur le paiement doivent obligatoirement figurer :
- la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).
Factures électroniques : la facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas, le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.